Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Stockwerkeigentümergemeinschaft Rössliwiese (nachfolgend «STWEG Rössliwiese», «wir» oder «uns») im Rahmen ihrer öffentlichen Website und ihres geschützten Eigentümer-Portals Personendaten bearbeitet. Massgebend ist das schweizerische Recht, insbesondere das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) und die Datenschutzverordnung (DSV).

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen von Treu und Glauben, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung und der Erkennbarkeit (Art. 6 revDSG) und sorgen für eine angemessene Datensicherheit (Art. 8 revDSG).

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Diese Website und das Portal werden nicht durch die Liegenschaftsverwaltung betrieben, sondern eigenständig durch eine Eigentümerin oder einen Eigentümer der Überbauung im Auftrag der Stockwerkeigentümergemeinschaft. Verantwortlich für die Bearbeitung der Personendaten im Sinne des revDSG ist daher die für den Betrieb des Portals zuständige Person:

Gilbert Weber Haus A, Whg. 5 Längistrasse 3 9248 Bichwil SG

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:

E-Mail: gilbert.weber@gmx.net Telefon: [Telefonnummer der verantwortlichen Person] (optional)

Wir haben keinen Datenschutzberater im Sinne von Art. 10 revDSG bezeichnet; zu diesem freiwilligen Schritt sind wir nicht verpflichtet. (Diesen Hinweis streichen, falls eine Datenschutzberaterin oder ein Datenschutzberater benannt wird, und stattdessen deren Kontaktangaben einfügen.)

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die öffentlich zugängliche Informations-Website der STWEG Rössliwiese;
• das geschlossene Eigentümer-Portal, das nur nach Anmeldung mit E-Mail und Passwort zugänglich ist.

Sie gilt nicht für Websites Dritter, auf die wir gegebenenfalls verweisen.

3. Welche Personendaten wir bearbeiten

Wir beschränken die Bearbeitung auf jene Daten, die für den Betrieb des Portals und die Verwaltung der Gemeinschaft erforderlich sind.

3.1 Stammdaten der Eigentümerinnen und Eigentümer

• Name (Vor- und Nachname)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (sofern angegeben)
• zugeordnete Stockwerkeinheit / Wohnung (z. B. «Haus A – Whg 1»)
• gegebenenfalls ein Profilbild, sofern hinterlegt

Diese Daten erhalten wir beim Anlegen Ihres Zugangs durch die für das Portal verantwortliche Person sowie von Ihnen selbst, wenn Sie Ihr Profil im Portal ergänzen oder anpassen.

3.2 Anmelde- und Sitzungsdaten

• E-Mail-Adresse als Benutzerkennung
• Ihr Passwort, das wir ausschliesslich in gesicherter, nicht rückrechenbarer Form speichern (kryptografisches Hash-Verfahren «bcrypt»); das Passwort im Klartext ist uns zu keinem Zeitpunkt bekannt
• ein Statusmerkmal, ob das Passwort beim ersten Login geändert werden muss
• Sitzungsinformationen zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung (siehe Abschnitt 7)

3.3 Hochgeladene Dokumente und deren Metadaten

Im Portal werden Dokumente der Gemeinschaft bereitgestellt, beispielsweise Protokolle, Traktandenlisten, Budgets, Abrechnungen, die Hausordnung, Versicherungsunterlagen und Baupläne. Diese Dokumente können Personendaten enthalten (etwa Namen oder finanzielle Angaben). Zu jedem Dokument bearbeiten wir Metadaten wie Titel, Beschreibung, Kategorie, Dateiname, Dateityp, Dateigrösse, Jahr, Hochladedatum sowie die Angabe, welche Person das Dokument hochgeladen hat.

3.4 Mitteilungen und Termine

Für Mitteilungen (News) und Termine bearbeiten wir die jeweiligen Inhalte (Titel, Text, Ort, Zeitpunkt, Kategorie) sowie die Angabe, welche Person den Eintrag erstellt hat, und das Erstellungsdatum.

3.5 Technische Protokolldaten (Server-Logs)

Beim Aufruf der Website und des Portals fallen technisch bedingt Protokolldaten an, die unsere Dienstleister bearbeiten. Dazu gehören typischerweise die IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite oder Ressource, der Browsertyp und das Betriebssystem. Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch und werden nicht zu Werbe- oder Analysezwecken ausgewertet.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten die genannten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• Verwaltung der Stockwerkeigentümergemeinschaft und Erfüllung der damit verbundenen Aufgaben;
• Bereitstellung des geschützten Portals einschliesslich Anmeldung, Zugriffskontrolle und Aufrechterhaltung der Sitzung;
• Kommunikation mit den Eigentümerinnen und Eigentümern, unter anderem über Mitteilungen und Termine;
• Bereitstellung von Dokumenten zum Abruf durch die berechtigten Personen;
• Führung eines internen Eigentümer-Verzeichnisses (siehe Abschnitt 5);
• Gewährleistung der Informationssicherheit, Fehlerbehebung sowie Schutz vor unbefugten Zugriffen und Missbrauch;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, soweit solche bestehen.

5. Eigentümer-Verzeichnis und Sichtbarkeit

Im Portal besteht ein internes Verzeichnis, in dem die Eigentümerinnen und Eigentümer einander mit ihren Kontaktangaben finden. Sie können in Ihrem Profil selbst steuern, ob Ihre Angaben (insbesondere Ihre Telefonnummer) für die übrigen angemeldeten Eigentümerinnen und Eigentümer sichtbar sind. Das Verzeichnis ist ausschliesslich angemeldeten Personen zugänglich und nicht öffentlich.

6. Grundlage der Bearbeitung

Eine private Person oder eine private Stelle wie unsere Gemeinschaft darf Personendaten bearbeiten, sofern dies nach Treu und Glauben sowie verhältnismässig geschieht und ein Rechtfertigungsgrund nicht erforderlich ist oder vorliegt (Art. 6 und Art. 31 revDSG). Unsere Bearbeitung stützt sich auf:

• die Erfüllung der Aufgaben der Stockwerkeigentümergemeinschaft und das Rechtsverhältnis zwischen der Gemeinschaft und ihren Mitgliedern;
• unser überwiegendes Interesse an einem sicheren, internen Informations- und Kommunikationskanal;
• soweit einschlägig, eine Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können (etwa für freiwillige Angaben in Ihrem Profil).

Die Bekanntgabe einer Telefonnummer im Verzeichnis sowie weitere freiwillige Profilangaben beruhen auf Ihrer Entscheidung; Sie können sie jederzeit anpassen.

7. Cookies

Wir verwenden im geschützten Portal ausschliesslich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es dient dazu, Ihre Anmeldung während des Besuchs aufrechtzuerhalten, und enthält dafür ein verschlüsseltes Sitzungs-Token. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung am Portal nicht möglich.

Wir setzen keine Cookies oder vergleichbaren Technologien zu Werbe-, Tracking- oder Analysezwecken ein. Es findet keine Reichweitenmessung und kein Profiling statt. Da nur technisch notwendige Cookies verwendet werden, ist keine zusätzliche Einwilligung erforderlich.

8. Auftragsbearbeiter und Dienstleister

Für den Betrieb der Website und des Portals setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 revDSG ein. Diese bearbeiten Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen; sie sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zu angemessener Datensicherheit verpflichtet. Wir achten darauf, die Datenhaltung soweit möglich in der Europäischen Union (EU) anzusiedeln.

| Dienstleister | Zweck | Datenstandort | |---|---|---| | Vercel | Hosting und Auslieferung der Anwendung | Region EU | | Neon (PostgreSQL) | Datenbank für Stammdaten, Metadaten und Inhalte | Region EU | | Cloudflare R2 | Speicherung der hochgeladenen Dokumente (Dateien) | Jurisdiktion EU | | Resend | Versand von System-E-Mails (z. B. Passwort zurücksetzen) | Region EU (Irland) |

Die hochgeladenen Dateien selbst werden bei Cloudflare R2 gespeichert; in der Datenbank (Neon) liegen nur deren Metadaten. Ein Abruf von Dokumenten ist nur nach erfolgreicher Anmeldung und über zeitlich eng begrenzte, nicht dauerhaft gültige Download-Verweise möglich.

9. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Wir geben Personendaten nur dann ins Ausland bekannt, wenn der betreffende Staat über einen angemessenen Datenschutz verfügt oder geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 und Art. 17 revDSG bestehen.

Unsere Dienstleister halten die Daten soweit möglich in der EU. Der Bundesrat anerkennt die Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums als Staaten mit angemessenem Datenschutz; eine Bearbeitung in der EU ist daher ohne zusätzliche Massnahmen zulässig.

Der E-Mail-Versanddienst Resend ist so konfiguriert, dass die Bearbeitung in der Europäischen Union erfolgt (Region Irland, «eu-west-1»). Eine Übermittlung der Daten in die USA findet im Normalbetrieb nicht statt. Übermittelt werden ausschliesslich die für den Versand notwendigen Angaben (in der Regel die E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen System-Nachricht). Soweit aufgrund des Sitzes der Anbieterin im Einzelfall dennoch ein Zugriff aus einem Drittstaat in Betracht kommt, stützen wir diesen auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 f. revDSG, insbesondere Standardvertragsklauseln.

10. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen. Anschliessend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

• Zugangs- und Stammdaten werden gelöscht, sobald die betreffende Person nicht mehr Eigentümerin oder Eigentümer ist und kein berechtigtes Interesse oder keine gesetzliche Pflicht der weiteren Aufbewahrung entgegensteht.
• Dokumente verbleiben im Portal, solange sie für die Gemeinschaft relevant sind; Unterlagen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden während der jeweiligen Frist aufbewahrt.
• Technische Protokolldaten werden nur kurzzeitig aufbewahrt und danach gelöscht.

[Konkrete Aufbewahrungsfristen sind durch die portalverantwortliche Person festzulegen und hier zu ergänzen, namentlich für Server-Logs, gelöschte Konten und Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht.]

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um die Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Verfälschung zu schützen (Art. 8 revDSG). Dazu gehören insbesondere:

• die Übertragung über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS / TLS);
• die Speicherung der Passwörter ausschliesslich als nicht rückrechenbarer Hash (bcrypt);
• eine Zugriffskontrolle mit abgestuften Berechtigungen (Eigentümerinnen und Eigentümer sowie eine administrative Funktion für die portalverantwortliche Person) und die Beschränkung des Zugriffs auf die jeweils berechtigten Personen;
• zeitlich eng begrenzte Download-Verweise für Dokumente anstelle dauerhaft öffentlicher Links;
• die Ansiedlung der Datenhaltung soweit möglich in der EU.

Eine absolute Sicherheit kann bei der Datenübertragung im Internet trotz dieser Massnahmen nicht gewährleistet werden.

12. Ihre Rechte

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 revDSG);
• Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 revDSG);
• Löschung oder Vernichtung Ihrer Personendaten, soweit keine gesetzliche Pflicht oder kein überwiegendes Interesse der Aufbewahrung entgegensteht;
• Einschränkung der Bearbeitung oder Widerspruch gegen eine bestimmte Bearbeitung;
• Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Datenherausgabe und Datenportabilität, Art. 28 revDSG);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktstelle. Zur Überprüfung Ihrer Identität können wir einen geeigneten Nachweis verlangen. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos.

Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern (www.edoeb.admin.ch), zu melden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst.

13. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Wir treffen keine Entscheidungen, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen und ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen (Art. 21 revDSG).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, etwa wenn sich der Betrieb des Portals oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: [Datum der letzten Aktualisierung einsetzen]

Die mit [ ] markierten Angaben sind durch die portalverantwortliche Person zu ergänzen. Diese Datenschutzerklärung ist ein sorgfältig erarbeiteter Entwurf und ersetzt keine Rechtsberatung; vor der Veröffentlichung sollte sie rechtlich geprüft werden.